Aşağıdaki roller ve terimler aynı işleve sahiptir:
| Vedubox EDU | Vedubox Kurumsal |
| Öğrenciler | Kullanıcılar |
| Şube | Birim |
1- Öğrencileri Sistem Yöneticisinin Eklemesi
1.1- Öğrencileri Tek Tek Eklemek:
İpucu: Öğrenci hesaplarını tek tek eklemek, sonradan kayıt olan öğrenciler veya 2-3 öğrencisi bulunan sınıflar söz konusu olduğunda pratik bir yöntemdir. Öğrenci sayısı fazla olan yapılarda öğrencilerin toplu eklenmesi tercih edilen yöntemdir.
Sistem yöneticisiyle giriş yaptıktan sonra ''Öğrenciler'' modülüne tıklayın.
"+Ekle" butonuna tıklayın.
- İsim ve Soy isim bilgilerini doldurun.
- Öğrencinin kayıtlı olduğu şubeyi seçin.
- Öğrencinin e-mail adresini girin. (Gerçek e-mail adresi sağladığınızda, canlı etkinlik bildirimi, sınav bildirimi ve toplu e-mailler öğrencilere ulaşır.)
- Öğrencinin sisteme girerken kullanacağı kullanıcı adını girin. (Kullanıcı adını, e-mail adresi ile aynı yapabilirsiniz.)
- Öğrencinin sisteme girerken kullanacağı şifreyi girin.
Uyarı: Bir e-mail adresi ve bir kullanıcı adı, hesap tipi gözetmeksizin sistem içerisinde yalnızca bir kez kullanılabilir.
- Hesap bilgilerini doldurduktan sonra eğer varsa öğrencinin kayıtlı olduğu üyelik dönemlerini seçin. (Zorunlu değil)
İpucu: Üyelik dönemlerine kaydedilen öğrenciler, üyelik döneminin içerisinde olduğu kataloğa ait derslere kayıt olmuş olurlar.
Sonraki adımda ise;
- Doğum tarihi ekleyebilirsiniz. (Zorunlu değil)
- GSM numarası ekleyebilirsiniz. (Zorunlu değil)
- Açıklama ekleyebilirsiniz. (Zorunlu değil)
- Aşağıdaki görselde "Dropdown Text" ve "Adres" olarak tanımlanmış alanlar, sistem yöneticisi tarafından oluşturulan ek kayıt alanlarıdır. Bu alanlar, sistem yöneticisinin isteğine bağlı olarak zorunlu veya zorunlu olmayan bilgiler şeklinde eklenebilir ve çıkarılabilir.
- E-mail onay seçeneğini işaretlerseniz, öğrencinin kaydını baştan onaylamış olursunuz ve öğrenci doğrudan giriş yapabilir. E-mail onay seçeneğini işaretlemezseniz, öğrenci kaydını kendi mail adresine gelen e-posta ile doğruladıktan sonra giriş yapabilir.
- KVKK sözleşmesini kabul ettikten sonra "Kaydet" butonu ile öğrenci kaydınızı tamamlayabilirsiniz.
1.2- Toplu hesap eklemek
Öğrenciler toplu halde, Excel dosyası aracılığı ile sisteme kaydedilirler. Sistem yöneticisi girişinden sonra Öğrenciler modülüne tıklayın.
Toplu kayıt butonuna tıklayın. 
Taslak Excel dosyasını indirin.
Excel dosyasını doldurun. Bir excel dosyası içerisine, yalnızca bir şubeye ait öğrencileri kaydedin. İsim, soy isim, e-mail, kullanıcı adı ve şifre zorunlu alanlardır. Şifreden sonraki her bir sütun (kan grubu gibi) istediğiniz opsiyonel bilgiler için kullanabileceğiniz alanlardır.
E-mail adresleri, kullanıcı adlarıyla aynı olabilir. Geçerli e-mail adresi kullandığınız takdirde, öğrenciler e-mail alabilirler. Tüm değişikliklerden sonra excel dosyanızı kaydedin.
Kaydettiğiniz excel dosyasını, toplu kayıt sayfasından yükleyin. Yüklediğiniz excel dosyasının içerisindeki öğrencilerin kayıt olacağı şubeyi seçin.
Öğrencilere toplu halde üyelik dönemi tanımlaması yapabilirsiniz, böylelikle kayıt aşamasında ders atamasını yapmış olursunuz. Üyelik dönemi seçtikten sonra "+Ekle" butonun tıklayarak bu öğrencilerin kayıt olacakları bir veya birden çok üyelik dönemini belirleyebilirsiniz.
KVKK Aydınlatma Metnini kabul ettikten sonra Yükle butonuna tıklayın.
Excel dosyası içerisindeki öğrenci listesi liste görünümünde karşınıza çıkacaktır. Arka planı yeşil ve son sütunda tik bulunan kayıtlar sorunsuz bir şekilde sisteme kaydedilecek öğrencilerdir. Eğer bir satırda arka plan kırmızı olursa ve son sütunda çarpı bulunursa bu kayıt başarısız olacaktır. (Başarısız kayıtlar, başarılı kayıtları etkilemez.) Hata mesajı sütunu altında neden başarısız olduğunun açıklaması bulunacaktır, örneğin şifre alanının boş olması veya daha önce kullanılmış bir e-mail ve kullanıcı adının kullanılması gibi.
Doğrulamayı sağladıktan sonra "Kabul" butonuna tıklayarak kaydınızı tamamlayabilirsiniz.